昨日書ききれなかった、手帳の話その②です。
今、自分なりにうまく行っている手帳記入の仕方を整理しておきたいと思います。
（異動したら、毎日の仕事が今とは全く違う動きになる。
そうしたら予定記入の仕方も変えざるを得ないから・・・その時またサクサクとベストな記入の仕方を確立させるため、今のうちに大事なポイントを言語化💪）
①ペンの色
記入するペンは、フリクション0.38。
（スムーズに消せるフリクションは、もう必須。そして手帳のような小さなスペースの場合、0.38がやっぱり書きやすい）
定例で入っている予定はブルーで書きます。
普通は黒なんだと思いますけれど、フリクションの黒、ナツにはなんか薄くて見づらいのであまり使いません。（0.38だと特に、かもしれない）
で、イレギュラーというか臨時で入った事柄はやはりフリクション0.38のローズで書きます。
ローズは、かなり明るくて濃いピンク。（昨年初めて使ってみて、一目惚れした色！白い紙に書いた時にくっきり見やすい色なので愛用しています）
ブルーとローズでカラフルになった週間のバーティカルが、見やすくてとても気に入っています。
②予定は、時間軸として正確でなくてよいので、空き時間がわかりやすいよう工夫
最初は、せっかく時間軸を印刷してくれてあるんだから9時の予定は9時の目盛のところに！と真面目に書いていたのですけれど。
そうしていくと、上記のブルーとローズがうまく配置できなかったのです。
（まあそりゃそうだ。ナツ仕事、定時は17時で退勤なのだから基本的にはそれ以降のところにあまり予定は入らない。その代わり、8:30-17:00には、軽微な打ち合わせも含めたら、無限大に入り得る）
なので、印刷してある時間軸は完全に無視して、日中の一番忙しい時間はこの場所へ書くんだ！というエリアを決めてみました。
（結果、印刷の時間軸で6時〜12時となっている場所に、9時から15時半までのタスクを書いています）
こうしただけで、格段に見やすくなったのですよね、My予定。
今の部署は、とにかくパズルのように各スタッフの予定が複雑に組み合わさって成り立っているので。
「ナツさん、〇〇の時間帯って空いてますか」「ナツさん、ナツさんの〇曜日△時の予定と、私の◎曜日※時の予定を入れ替え可能ですか」という交渉がかなり多いです。
（もちろん、ナツの方が相手に頼むこともしょっちゅう）
自分の定例（ブルー）と臨時（ローズ）が手帳にビシッと書いてあると、この手の話がサクサク進みます☺️
③To Do Listは直接手帳に書かない。付箋に書いて、手帳＝予定と別管理。
手帳のウィークリーバーティカルの左端に、その週のTo Do Listが書ける場所もきちんとあるんです。
でも、ナツはどうもこの場所が使いこなせない。
⚫︎横幅が狭すぎて、なんか書きにくい
⚫︎完成まで時間のかかる案件は、結局その週だけでは片付かずしばらく残る
というのが理由な気がします。
で、思いきってTo Do Listは全て付箋に書き込むことにしました。
付箋のサイズ感としては👇、普通に貼ると日々のコーナーを多少覆ってしまうので、基本的には手帳の前週のところ（1ページ前）に貼るので良し、と割り切っています。
（ナツの場合、to doってある程度頭に入っている重要案件か、大した案件じゃないけど〆切が先だから一旦保留にしているものが多いので。考えてみれば、今週の予定のページになくてもまあ大丈夫なのです）
ごく些細なTo Do（〇さんに△の件リマインド、など）は、手帳はおろか、大きな付箋に並べて書くまでもない案件。
それらはデスクやPCに小さい付箋を貼っておき、できるだけすぐやってすぐ剥がします。
予定は手帳のブルー＆ローズ、To Do Listは付箋、のルールで管理していると、まあ実に自分が楽。
全てを一元化で見えるようにするのは、私の整理能力じゃ無理だった。
このタイプの付箋は、仕事の備品として大量にあるから自分で買わなくていいしね。
付箋だから、やり終わった案件が多くなったら剥がしてポイ、やり終わってないものと新しいもの、多少の順番を意識しながらまた新しい付箋に更新。
見やすくて、良い！！
さて、結論
以上①②③のおかげで、今は手帳（と付箋）の使い方に安心感があります。
なので落ち着いて開けるし、先取りでどんどん記入しよう！という気持ちになれています。
本当〜に仕事量が切羽詰まって押しつぶされそうだと、手帳に記入する時間自体もあまり取れなくなりますよね。
そこへ来て記入の仕方が自分の中で曖昧だと、さらにストレスで、最終的には手帳を開くのも憂鬱になってしまうから。
今回自分なりの「これでうまく行っている」手帳記入が確立できて本当に良かった☺️
あとは、サボらずきちんと先取り記入して、良いサイクルをキープしていきたいです。
ちなみに、今年から異動してきた上司はジブン手帳のBizを愛用していらっしゃいます。
机上にマイモニターを置いてらっしゃるのですが、そのモニターからビヨンと小さな書見台が伸びていて、手帳をそこに開いてセットしてあるので、すごく目立つのですよね。
ナツは字が汚いのを自認しているので、手帳を開いたまま離席することは基本ありません。だから上司はナツがLite愛用なのはきっとご存じないと思います。
でも、素敵な方なのでお揃いはなんとなく嬉しい。
いつか手帳トークしてみたいなぁ、と妄想しているナツです☺️
